Allgemeine Datenschutzinformationen
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten NotaryXDesk im Rahmen der angebotenen Online‑Notariats‑ und Dokumentenprüfungsdienste verarbeitet, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte Betroffene haben. Die Erklärung gilt für alle Dienste, die über NotaryXDesk.link bereitgestellt werden.
Begriffsbestimmungen
Nachfolgend werden relevante Begriffe kurz erklärt, um das Verständnis der Datenschutzerklärung zu erleichtern.
Erhebung von Daten
NotaryXDesk erhebt Daten direkt von Nutzenden, automatisch beim Besuch der Website und ggf. von Dritten, soweit dies für die Vertragsdurchführung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Daten, die Sie uns bereitstellen
Zu den direkt von Nutzenden bereitgestellten Daten gehören unter anderem:
- Identifikationsdaten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Kopien oder Scans von Identitätsdokumenten zur Legitimationsprüfung.
- Kontaktinformationen: E‑Mail‑Adresse, Anschrift und Telefonnummer zur Kommunikation und Zustellung von Dokumenten.
- Dokumente und Inhalte: Die zu beglaubigenden oder zu prüfenden Dokumente sowie ergänzende Informationen, die für die Prüfung erforderlich sind.
- Verifizierungsangaben: Angaben zur zweistufigen Verifizierung, Fotoaufnahmen im Rahmen der Identitätsprüfung und Zeitstempel der Handlungen.
- Zahlungsdaten: Transaktionsinformationen, soweit kostenpflichtige Dienste in Anspruch genommen werden (Abwickler‑Daten werden typischerweise von externen Zahlungsdienstleistern verarbeitet).
- Kommunikationsinhalte: Mitteilungen, Anfragen oder Hinweise, die Sie an unseren Kundendienst oder Support senden.
Automatisch erhobene Daten
Bei Nutzung unserer Dienste erfassen wir automatisch bestimmte technische und nutzungsbezogene Daten, um Betrieb und Sicherheit zu gewährleisten.
- Nutzungsdaten: Informationen über besuchte Seiten, aufgerufene Funktionen und Zeitpunkte von Sitzungen.
- Technische Daten: IP‑Adresse, Browserversion, Gerätekennungen und Betriebssystem zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit.
- Protokolldaten: Serverlogs, Fehlerberichte und Performance‑Metriken zur Analyse und Problemlösung.
- Cookie‑ und Tracking‑Daten: Einstellungen und Präferenzen zur Verbesserung der Benutzererfahrung.
- Sicherheitsrelevante Daten: Informationen, die zur Erkennung und Abwehr von Missbrauch oder Betrug erforderlich sind.
- Analysedaten: Aggregierte und anonymisierte Auswertungen zur Dienstverbesserung.
Daten von Dritten
In bestimmten Fällen erhält NotaryXDesk Daten von Drittanbietern oder stellt Drittanbietern Daten zur Verfügung, soweit dies für die Leistungserbringung nötig ist.
- Identitätsprüfer und Onboarding‑Provider zur Überprüfung von Ausweisdokumenten und Identitäten.
- Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Transaktionen und zur Betrugsprävention.
- Cloud‑ und Hosting‑Provider zur Speicherung und Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten.
Verarbeitungszwecke
Personenbezogene Daten werden zu klar definierten Zwecken verarbeitet, die im Folgenden erläutert werden.
- Bereitstellung und Abwicklung der angeforderten Notariatsdienste inklusive Identitätsprüfung und Dokumentenbeglaubigung.
- Erfüllung vertraglicher Pflichten und Verwaltung von Nutzerkonten.
- Sicherstellung der IT‑Sicherheit, Betrugsbekämpfung und Abuse‑Prävention.
- Kommunikation mit Nutzenden zu Anfragen, Servicehinweisen und notwendigen Mitteilungen.
- Rechtliche Verpflichtungen, etwa zur Aufbewahrung von Unterlagen oder zur Unterstützung von Behördenanfragen.
- Analyse und Verbesserung der Dienste durch Auswertung von Nutzungsdaten (aggregiert oder pseudonymisiert).
- Archivierung und Nachweisführung zur Dokumentation von Beglaubigungen und Prüfverfahren.
- Marketingkommunikation, sofern eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt; Nutzer können dieser Verarbeitung widersprechen.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Je nach Verarbeitungszweck stützt sich NotaryXDesk auf unterschiedliche Rechtsgrundlagen gemäss einschlägigem Datenschutzrecht.
- Vertragserfüllung: Verarbeitung für die Bereitstellung der angeforderten Dienste und zur Durchführung vertraglicher Pflichten.
- Berechtigte Interessen: Verarbeitung zur Gewährleistung der Sicherheit, zur Betrugsprävention und zur Verbesserung der Dienste, soweit die Interessen der betroffenen Person nicht überwiegen.
- Einwilligung: Verarbeitung für Zwecke wie Marketing oder Einsatz bestimmter Cookies, sofern zuvor eine Zustimmung eingeholt wurde.
- Rechtliche Verpflichtung: Verarbeitung, wenn gesetzliche Aufbewahrungs‑ oder Meldepflichten bestehen.
Rechtsgrundlagen und Rechte (EU/CH‑Kontext)
Betroffene Personen haben unter der geltenden Datenschutzregelung bestimmte Rechte. Nachfolgend sind die wichtigsten Rechte aufgeführt; die konkrete Anwendung kann je nach Rechtsraum variieren.
- Auskunftsrecht: Recht, Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, und Zugang zu diesen Daten zu erhalten.
- Recht auf Berichtigung: Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
- Recht auf Löschung: Unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Möglichkeit, die Verarbeitung für bestimmte Zwecke einzuschränken.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Übermittlung von Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, sofern anwendbar.
- Widerspruchsrecht: Recht, der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus der eigenen besonderen Situation ergeben, zu widersprechen.
Weitergabe von Daten
Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Vertragserfüllung, gesetzlichen Pflichten oder mit ausdrücklicher Einwilligung notwendig ist.
- Dienstleister für Identitätsprüfung zur Verifikation von Ausweisdokumenten und biometrischen Checks.
- Zahlungsanbieter zur Abwicklung von Transaktionen und Rückverfolgbarkeit von Zahlungen.
- Hosting‑ und Cloud‑Provider zur Speicherung und Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten.
- Behörden und Gerichte, sofern rechtliche Verpflichtungen oder behördliche Anfragen vorliegen.
- Externe Berater oder Prüfer, die mit der Einhaltung von Vorschriften oder der Sicherstellung von Qualität betraut sind.
- Partnerorganisationen, sofern Nutzende einer bestimmten Weitergabe ausdrücklich zugestimmt haben.
Internationale Datenübermittlungen
Datenübermittlungen in Länder ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums können erforderlich sein, z. B. zu Cloud‑Anbietern oder Identitätsprüfern. Solche Übermittlungen erfolgen nur mit geeigneten Schutzmaßnahmen.
Als Schutzmaßnahmen kommen Standardvertragsklauseln, verbindliche Unternehmensregelungen oder andere gesetzlich anerkannte Mechanismen zum Einsatz. Ggf. werden zusätzliche technische und organisatorische Massnahmen implementiert.
Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nicht länger als nötig gespeichert. Die konkrete Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem Zweck der Verarbeitung, vertraglichen Verpflichtungen und gesetzlichen Vorgaben.
Konto‑ und Profildaten werden so lange aufbewahrt, wie ein Nutzerkonto besteht und darüber hinaus für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen, sofern anwendbar.
Kommunikationsinhalte und Support‑Anfragen werden für die Dauer der Bearbeitung und zur Qualitätssicherung bzw. für gesetzlich vorgeschriebene Fristen gespeichert.
Protokolldaten und Sicherheitslogs werden für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt, der es ermöglicht, Vorfälle zu untersuchen und Betriebsstörungen zu analysieren.
Nach Ablauf der relevanten Aufbewahrungsfristen oder auf berechtigten Löschantrag werden Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine abweichenden gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
Sicherheit der Verarbeitung
NotaryXDesk setzt angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Missbrauch zu schützen. Diese Massnahmen werden regelmässig überprüft und an den Stand der Technik angepasst.
- Verschlüsselung: Datenübertragung über TLS/HTTPS; sensible Daten werden verschlüsselt abgelegt.
- Zugangsmanagement: Rollenbasierte Zugriffskontrollen, Authentifizierungsverfahren und Protokollierung von Administrationszugriffen.
- Betriebssicherheit: Regelmässige Sicherheitsprüfungen, Backups, Monitoring und Incident‑Response‑Prozesse.
Rechte der betroffenen Personen
Als Nutzer von NotaryXDesk haben Sie mehrere Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der relevanten Rechte sowie Hinweise, wie Sie diese ausüben können.
- Auskunftsrecht: Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir zu Ihrer Person verarbeiten und zu welchem Zweck.
- Berichtigungsrecht: Wenn Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten falsch oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung verlangen.
- Löschungsrecht: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
- Einschränkung der Verarbeitung: Sie können unter bestimmten Bedingungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, etwa wenn deren Richtigkeit bestritten wird.
- Widerspruchsrecht: Gegen Verarbeitungsvorgänge, die auf berechtigten Interessen beruhen, können Sie Widerspruch einlegen. Wir prüfen dann die weiteren Schritte unter Abwägung der Interessen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Soweit technisch möglich, können Sie verlangen, Ihre bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
- Recht auf Widerruf der Einwilligung: Gegebenenfalls erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung zu beeinträchtigen.
- Beschwerderecht: Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.
Wie Sie Ihre Rechte geltend machen
Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit oder Widerruf richten Sie bitte schriftlich an unseren Datenschutzbeauftragten. Zur Identitätsprüfung können wir kurzfristig eine Kopie eines amtlichen Ausweises oder ergänzende Informationen anfordern. Bitte nennen Sie in der Anfrage klar das gewünschte Recht und die relevanten Daten, damit wir effizient prüfen können.
Wir bemühen uns, Ihre Anfragen unverzüglich und spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang zu beantworten. In komplexen Fällen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden; Sie werden in diesem Fall über die Gründe und die voraussichtliche Bearbeitungsdauer informiert.
Werbliche Kommunikation
Wir verwenden Ihre Kontaktdaten ausschließlich für servicebezogene Mitteilungen und nur dann für Marketing, wenn Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben. Marketingmitteilungen werden nur mit klarer Opt-in-Möglichkeit versandt und enthalten stets eine einfache Möglichkeit zum Abbestellen.
Zum Abbestellen von Marketingmitteilungen nutzen Sie bitte den Abmeldelink in der jeweiligen E-Mail oder senden Sie eine Nachricht an [email protected] mit dem Betreff "Abmeldung Marketing".
Schutz von Kindern und Jugendlichen
Unsere Dienste richten sich primär an volljährige Nutzer. Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten wissentlich von Minderjährigen unter 16 Jahren ohne Zustimmung der gesetzlichen Vertreter. Sollte Ihnen eine Verarbeitung solcher Daten bekannt werden, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir die Daten prüfen und gegebenenfalls löschen können.
Links zu Drittanbietern
Unsere Website kann Links zu externen Diensten enthalten. NotaryXDesk ist für die Datenschutzhinweise und -praktiken dieser Drittanbieter nicht verantwortlich. Prüfen Sie die Datenschutzrichtlinien der verlinkten Angebote, bevor Sie dort persönliche Daten übermitteln.
Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir prüfen und aktualisieren unsere Datenschutzhinweise regelmäßig, um rechtliche Anforderungen und betriebliche Änderungen zu berücksichtigen. Wesentliche Änderungen werden wir auf unserer Website und gegebenenfalls per E-Mail kommunizieren. Letzte Aktualisierung: 03-01-2026.